Digitale Helfer: Wie Sie Ihre Veranstaltungen mit einer App besser organisieren (können)

Okt 14, 2019 | Apps I Digitales

Foto: composita / Pixabay

Ach du liebe Zeit! Das nächste Firmenevent steht an. – Eine Kundenveranstaltung? Eine Messe? Tag der offenen Tür? Vom Erfolg der Veranstaltung hängt vielleicht der nächste Auftrag ab, und Sie wollen natürlich unbedingt erreichen, dass Ihr Event ein voller Erfolg wird.

Aber kennen Sie das Gefühl, dass Ihnen in der Firma oft die Zeit fehlt, um alles zu erledigen, was ansteht? Hetzen Sie von Deadline zu Deadline oder werden Sie von einer immer länger werdenden To-do-Liste erdrückt? Wünschen Sie sich mehr Unterstützung bei der Organisation?

Events zu organisieren kann sehr stressig sein, besonders wenn viele Leute involviert sind. Die Planung kann bis ins kleinste Detail gehen und erfordert konstante Aufmerksamkeit. Wichtig ist, dass Sie nicht den Überblick verlieren und einen kühlen Kopf bewahren, wenn Sie vor die ein oder andere Herausforderung gestellt werden. Wir glauben, Eventmanagement sollte Spaß machen! 

In diesem Artikel möchten wir Ihnen gerne ein paar nützliche Tipps geben, wie Sie Ihre Veranstaltung noch besser organisieren können, das Team koordinieren und alle dabei auch noch Spaß haben.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

  • Was es zu einem erfolgreichen Event braucht
  • Wie gute Planung möglich ist
  • Was Sie bei der Vorbereitung beachten sollten
  • Welche Vorteile die Online-Organisation bietet
  • Warum Sie auf Event-Apps nicht verzichten sollten
  • Welche App wir empfehlen

Das A und O: eine sorgfältige Vorbereitung

Egal wie Sie bisher geplant haben. Generell gilt: Klare Strukturen, frühzeitige Planung und kontinuierliche Kontrolle reduzieren den Stressfaktor.

Je weiter die Zeit fortschreitet, desto schwieriger wird es, alle anfallenden Tätigkeiten rechtzeitig zu erledigen und auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Wir empfehlen zur Orientierung, folgende Fragen direkt zu Beginn zu klären:

  • Um was für ein Event handelt es sich?
  • Eckdaten: Dauer, Teilnehmerzahl, Budget
  • Wann findet die Veranstaltung statt?
  • Wo findet die Veranstaltung statt?
  • Welches Ziel wird mit der Veranstaltung verfolgt?
  • Wer soll teilnehmen?
  • Wer ist wofür zuständig?
  • Bis wann muss was von wem erledigt werden?
Foto: kaboompics / Pixabay

Die digitale Eventorganisation

Die Planung beginnt und auf vielen verschiedenen Kanälen flattern zahlreiche Informationen ein. Egal ob Anrufe, Faxe, E-Mails, Briefe, SMS-Nachrichten – im Zuge der Eventplanung sammeln sich schnell jede Menge Daten an. Alle Informationen müssen dann fein säuberlich sortiert werden, um den Überblick zu behalten. Listen müssen regelmäßig aktualisiert werden und in diversen Meetings fragen die Mitarbeiter nach dem neuesten Stand.

WhatsApp-Chats machen Sie nur noch wahnsinnig, weil das beliebte Messenger-Tool besonders bei größeren Gruppenchats an seine Grenzen stößt und man schnell „zugemüllt“ wird. Alle Mitglieder werfen ihre Gedanken wild und ungefiltert durcheinander und dann soll man sich auch noch minutenlange Sprachnachrichten anhören.

Wäre es nicht viel praktischer, wenn alle relevanten Informationen für alle Beteiligten geordnet an einem Ort zusammenlaufen und eine zentrale Kommunikation gewährleistet ist? Wir empfehlen Ihnen deshalb die Zusammenarbeit mit kleinen digitalen Helfern.

 

Die Vorteile einer Planungs-App

Mit einer Planungs-App kann es Ihnen nicht mehr passieren, dass Sie im Meeting eine wichtige Notiz nicht finden oder Sie eine veraltete Liste austeilen. Alle relevanten Informationen sind hinterlegt und Sie haben stets einen Überblick. Änderungen können direkt eingefügt und gespeichert werden. Alle Gedanken können mit anderen Teammitgliedern geteilt werden.

Durch die Arbeit mit einer digitalen Lösung können Sie auf Gedrucktes verzichten. Da freut sich sicher auch so mancher Kollege, wenn die Zettelwirtschaft ihr Ende gefunden hat. „Paperless“ unterwegs zu sein spart außerdem Zeit und Kosten. Auch das Thema Nachhaltigkeit wird berücksichtigt. Damit hätten wir schon einige Vorteile beisammen und es gibt sicher noch weitere.

 

Auswahl der richtigen App

Die Entscheidung, welches der zahlreichen Tools nun das richtige für die eigene Veranstaltung ist, ist nicht leicht. Fragen Sie sich am besten, was für Sie im Fokus steht und wie gut die App Ihren Wünschen und Anforderungen gerecht wird.

Die Auswahl der passenden App hängt also von unterschiedlichen Faktoren ab. Wir haben dazu mit Ingo Koehler, unserem Experten für digitale Planung, gesprochen.

Sie planen Ihr nächstes Event?

Wir beraten Sie gern! Wenn Sie auf der Suche nach geeigneten Räumlichkeiten sind, dann klicken Sie hier:

 

Informationen zu GroupJoyner finden Sie hier:
corporate.groupjoyner.com

Share This