So überzeugen Sie mit Ihrer Präsentation

Egal ob in Meetings, in Kundengesprächen oder bei Events. Präsentationen gehören zum Berufsalltag. Schließlich wollen wir andere von unseren Produkten, Dienstleistungen und Erkenntnissen überzeugen und unser Wissen an sie weitergeben. Offline sowie online. Einige legen Wert auf ausführliche Präsentationen mit vielen Folien, weil sie gern mit all ihrem Know-how überzeugen möchten. Andere halten es eher kurz und fokussieren sich auf ein Kernthema. Viele Unternehmen erwarten von ihren Angestellten gute Vorträge. Was für die einen der absolute Horror ist, genießen andere. Damit dies in Zukunft für alle angenehmer und erfolgreicher zugleich sein kann, geben wir in diesem Artikel hilfreiche Tipps zur Vorbereitung und Gestaltung einer guten PowerPoint- oder Keynote-Präsentation.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Was zu einer Präsentation gehört
• Ob es die perfekte Präsentation gibt
• Was eine gute Präsentation ausmacht
• Wie die Zielgruppe erreicht wird
• Wie ein Vortrag visualisiert wird

Sicher haben Sie die folgende Situation schon einmal bemerkt: Jemand hält eine Präsentation, und die Aufmerksamkeitsspanne beim Publikum lässt immer mehr nach. Warum? Weil die Zielgruppe nicht erreicht wurde. Wie können wir sie begeistern? Indem wir eine Präsentation erstellen, die ihr auf den Leib geschneidert ist.

An der Zielgruppe orientieren

Mag das Publikum gerne Details? Oder hat der Kunde immer wenig Zeit und möchte nur einen raschen Überblick? Menschen wollen sich weiterentwickeln und freuen sich über hilfreiche Tipps und über Informationen, die sie bisher noch nicht bekommen haben. Schließlich sind sie auf der Suche nach einem kompetenten Partner, der ihnen praktische Lösungen anbietet und diese für sie umsetzt.

Werden Sie zum Problemlöser und wissen Sie genau, was Ihre Zielgruppe gerade für Wünsche und Bedürfnisse hat.

Eine Zielgruppe festlegen

Viele Unternehmen sprechen von IHRER LÖSUNG oder von IHRER Strategie. So ist es schwierig, die Zielgruppe auf der richtigen Ebene zu erreichen und ihr auf Augenhöhe zu begegnen. Das Ziel sollte immer sein, den Kunden ein maßgeschneidertes Konzept anzubieten. Deshalb ist sehr wichtig, sich vorab darüber zu informieren, wer die genauen Zuhörer sind. Sind es Arbeitgeber oder Arbeitnehmer? Oder sind es Führungskräfte oder Auszubildende?

Ziele definieren

Um die Präsentation richtig aufbauen zu können, sollte klar sein, was mit ihr erreicht werden soll. Ein Ziel kann sich wie ein roter Faden durch den Vortrag ziehen und sollte immer wieder überprüft werden. Wenn man sein Ziel nicht aus den Augen verliert, wird es sich auch sicher in der Präsentation widerspiegeln und am Ende auch erreicht werden. Ziele können zum Beispiel sein: Wissen vermitteln, Angebote machen, für ein Produkt werben, zum Handeln auffordern, neue Kunden gewinnen usw.

Vortrag visualisieren

80 Prozent aller Informationen nehmen wir visuell wahr. Bilder unterstützen das Gesagte und verankern sich in den Köpfen der Menschen. Dies kann gut für Präsentationen genutzt werden. Aber wie viele Folien sollte eine Präsentation haben?

Eine Faustregel besagt, dass eine Folie pro Minute die ideale Anzahl darstellt. Unsere Meinung dazu ist, dass man dies so pauschal nicht festlegen kann. Auch das orientiert sich an der Zielgruppe. Richtig und wichtig ist allerdings, dass man keinen Roman auf den Folien verfasst, sondern einen Gedanken pro Folie verwendet, damit das Publikum folgen kann und nicht überfordert wird. Zu bedenken ist allerdings auch: Je mehr Folien existieren, desto mehr wird vom Redner abgelenkt. Machen Sie sich also nicht überflüssig und finden Sie einen guten Mix.

Tipps zur Gestaltung einer Präsentation
Interview mit David Steinwachs von der Firma LSD

Wie sieht die perfekte Präsentation aus?

Kurz zusammengefasst: Der Inhalt muss verständlich und auf den Kunden zugeschnitten dargestellt werden. Dazu muss eine Story (der rote Faden) erarbeitet werden. Alles muss gut verständlich dargestellt sein und es darf keine Ablenkung vom Wesentlichen entstehen. Die perfekte individuelle Gestaltung ergibt sich daher bei jedem Kunden neu.

Wie sieht die Struktur einer Folie aus?

Die Struktur oder das Layout der Präsentation soll möglichst konstant bleiben, um den Betrachter nicht abzulenken. Es fungiert im besten Fall sogar als Hilfe für ihn, da das Layout als Konstante dient, die den Inhalt unterstützt. Überschriften, Logos finden sich immer an gleicher Stelle. Trotz fester Strukturen sollte man jedoch immer darauf achten, dass die Qualität der Präsentation nicht auf Kosten der einst festgelegten Struktur leidet. Die Umsetzung einer perfekten Präsentation bedeutet Veränderung – da müssen alte Strukturen schon mal aufgebrochen und neu definiert werden.

Welche Schriftgröße ist ideal geeignet?

Für diese Frage musste ich 3 Jahre studieren. Hier gibt es leider keine allgemeine Antwort. Die Schriftgröße und der Textschnitt basieren auf der Farbe, auf dem der Text steht, dem Medium selbst und der bevorzugten Schriftart. Legt man sich auf eine Schriftart fest, so kann man jedoch Relationen zu den verschiedenen Textbereichen ziehen. Beispiel: Headline 3/3 Fließtext 2/3 der Größe.

Welche Schriftarten wirken überzeugend?

Das Allerwichtigste zuerst: bitte nicht Comic Sans.
Essenziell ist, dass die Schrift zum Inhalt oder zum Produkt passt, das angepriesen wird. Außerdem muss die Schrift leserlich sein und darf die Präsentation nicht behindern. Für alle weiteren Feinheiten der Typografie wäre ein Workshop nötig.

Was sollte man unbedingt vermeiden?

Nie den roten Faden der Präsentation verlieren. Zum einen darf sich der Präsentierende nicht in Charts verlieren und zum anderen darf die Aufmerksamkeitsspanne des Betrachters nicht absinken.

Wie viel Zeit sollte man für die Gestaltung der Charts vor einem Vortrag einplanen?

Das muss jeder für sich selbst wissen und sich da langsam rantasten. Manche Charts sind sehr komplex und haben vielleicht sogar Animationen, die den Inhalt unterstützen. Es ist sinnvoll, für jeden Abschnitt der Präsentationserstellung genug Zeit einzuplanen. Mein Ablauf besteht aus Kreationsphase, Präsentationserstellung, Lektorat, Animationen und Layout-Kontrolle.